「電話・手紙・メール編」 相手に対する深い思いやりが実を結ぶ


 敬語は日本人が長年かけて築き上げてきた礼節の表れです。相手に対する敬意を表すことで、自分にとっても相手にとっても「失礼のない」スタンスで意見を交わし合うための“潤滑油”。これまでは敬語と縁遠かった人もいるかと思いますが、ビジネスの世界では重要です。

 敬語とともに、手紙・メールのマナーについて、ポイントをまとめてみました。


敬語のTips


尊敬語・謙譲語・丁寧語のまとめ

 初めての企業訪問、面接。人事担当者は、あなたの人柄を知るのに、まず立ち居振る舞い、言葉遣いに関心を寄せています。就活スーツで格好良く決めても、TPO(時、場所、場合)をわきまえた基本的な言葉遣いや態度が伴わないと、あなたの情熱も空回りしてしまいます。

 TPOをわきまえた言葉遣いとして敬語があります。その区分けには「尊敬語」「謙譲語」「丁寧語」とありますが、学生時代には、混同して使っていることが多いようです。基本的な使い分けをまとめてみました。

 
尊敬語
謙譲語
丁寧語
説 明
相手の言動を敬意を持って伝える言葉 自分の言動をへりくだって伝え、相手に敬意を表す言葉 言葉そのものを丁寧にする言葉
言 う
おっしゃる
言われる
申し上げる 言います
聞 く
お聞きになる お聞きする 聞きます
見 る
ご覧になる 拝見する 見ます
す る
なさる いたす します
い る
いらっしゃる
おいでになる
おる います
行 く
いらっしゃる
行かれる
参る
うかがう
行きます
来 る
いらっしゃる
おいでになる
参る 来ます
帰 る
お帰りになる 戻る 帰ります
与える
くださる
賜わる
差し上げる
進呈する
与えます
食べる
召し上がる いただく 食べます

 このように、相手を敬う行為が「直接的」な尊敬語、自分がへりくだることで相手を敬う「間接的」な謙譲語、言葉自体を丁寧に使うことで場全体を敬う「丁寧語」といえることができると思います。


  相手に対する尊敬の念を持って接することで生まれた言葉ですから、気持ちをきちんと持って使っていきましょう。最初は誰でもおかしな言葉遣いになります。指摘されることもあるかもしれません。しかし、丁寧に相手と接していくことで、身に付いていきます。「習うより慣れよ」です!


電話のマナー ~社会人の鉄則~
すべては気配りから


丁寧に相手に対して接しましょう
●用件はかける前に整理

 電話の最中にあたふたしないよう、用件などを整理してから電話をしましょう。これはビジネスの世界では普通に行われる光景です。

●電話は相手の時間を割くことです

 電話が鳴ることで、先方がそれまでしていた作業が中断されます。電話に出ていただいたら簡単な挨拶を済ませた後「今、お時間よろしいでしょうか?」と相手を気遣うことです。

●焦らず、丁寧に明確に簡素に

 焦って早口になったりすれば言い間違い、言い淀みになって「落ち着きのない人間」と見られかねません。手紙のマナーと同じですが、「丁寧に明確に簡素に」を心がけましょう。

●電話の切り際

 「それでは、失礼致します」と言っている最中に「ガチャンッ」と切られてムカッとした経験はありませんか? 電話の切り際は、相手が受話器を耳から外し本体に置こうとしている場面をイメージしながらゆっくり受話器を下ろしましょう。

●マニュアル通りの話し方があなたそのものだとしたら…

 覚えたことを覚えた通りに話すことが、相手に良い印象を与えるとは限りません。最初は誰だって上手くいきません。「上手に」ではなく「丁寧に」を心がけてください。


美しさではなく、丁寧さ ~手紙のTips

手書きのTipsに関しましては「エントリーシート・履歴書のTips」にて解説しておりますので、そちらをご覧ください。


シンプルに簡素に メールのマナー

 メールは一度「送信ボタン」を押したら配送を停止することができません。また、書いた文面が相手方に「記録」として確実に残ります。簡便であるからこそ気をつけなければならないメディアです。


便利だからこそ、気持ちを込めて... メールのマナー

 通常、標準的な電子メールの構造はヘッダー、メッセージの本文、添付ファイルの3つの部分から構成されています。学生時代には許された件名「無題」や、差出人「ニックネーム」の無造作なメールも、社会人相手では、スパム(迷惑)メールと判断され、棄てられてしまうかもしれません。メールの構造とマナーを理解することが、効果的なメール作成のポイントです。

マナーが結ぶ、企業とあなたの信頼関係 ●件名欄は用件の「見出し」と覚えてください


 メールのヘッダーには件名欄、送信者(差出人)欄、宛先欄、日付欄などが含まれます。

 件名欄は、受信する相手が最初に目を通す場所で、このメールに何が含まれているかを指し示す「見出し」です。簡素で分かりやすい「見出し」を付けることで、「見出し→本文」という物語が生まれます。相手に読んでいただくための見出しは長くとも20文字以内で明確に付けましょう。
 送信者欄は必ずフルネームで表示されるように、皆さんが使っているメールソフトのマニュアルやヘルプなどを参考にして、きっちり設定しておきましょう。受信する方は、この欄で誰からメールが届いたかを確認をします。仲間同士で使うニックネームのままでは、相手に失礼になります。

●メッセージ本文で相手の肩書は省略しない  メッセージ本文のマナーもいくつかあります。

 企業への問い合わせで最初に出すメールは、どこの部署の誰にあてたメールかを分かるように、相手の肩書、氏名をフルに記入しておきます。最近は、グローバル化の流れもあって横文字の肩書や部署名が多くなりました。「営業推進本部 コンテンツマネージメント部 コンシューマ・アセット・マネージメント課…」等、舌を噛みそうな長い部署名も珍しくありません。しかし、長いからといって省略してはいけません。

●本文書き出しの冒頭で名乗ること

 企業訪問では、あいさつの最初にまず名乗りを上げますが、電子メールでも同様に書き出しの最初に「どこの誰か」名乗ります。こんな具合です。

【その1】
 はじめまして、山日大学の山日と申します。
 ホームページのアドレスを見て、問い合わせのメールを書かせていただきました。
【その2】
 山日大学の山日と申します。
 先日は就職の相談でお世話になり、誠にありがとうございました。

●メールは相手が好きな時に開きます。が…

 メールは留守番電話と同じく、相手が好きな時に自分の意志で開く自発的なメディアです。電話と違って相手の時間を割くようなことがありませんので、TPOをわきまえた文面であればおおむね好意的に受け取ってもらえるでしょう。

 しかし、多忙の中、メールを読んでいただくのですから相手の気持ちに立ったメールを書きましょう。

 時候の挨拶はそこそこに、ビジネスですから本題にすぐ入っても構いません。そして、用件はできるだけ要領よく簡潔にまとめて書きます。

●署名はあなたの名刺です

署名は相手に対する思いやり メッセージ本文の最後には、必ずあなたの「署名」を入れます。

 氏名、学校名、郵便番号、住所、電話番号・携帯番号・メールアドレスなどが、必須の事項です。


 先方が「そういえば、彼の連絡先はどこだっけ、メールは入っていたけれど…」という場合、署名が明記されていなければ、相手に連絡先を調べる面倒をかけてしまい、印象を悪くします。これは就活だけに限らず、社会人になってメールを使う環境が整っていたら、まず最初に心がけてください。先方に対する気配りです。

●宛先は文面を書き終えた後に入力すること

 メールソフトを起動して、文面を記入している際に間違って送信してしまうことがあります。

 メール作法の小技ですが、メッセージを推敲し、確定した段階で宛先を入力すると、エラー送信が避けられます。

●添付ファイルの付け忘れに注意!

 自分の履歴書や自己PRなどを記入した書類を添付する場合、ありがちなのが「文面はパーフェクト、ただし書類は添付し忘れ」。追ってタイトル欄に「申し訳ございません、再送」などとしないためにも、送信するメールに添付ファイルがきちんと付いているかどうかの確認を!


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